Gestion des activités, un défi de taille pour tous!

Vous accueillez et diffusez une multitude d’activités toutes aussi différentes les unes que les autres. Pour optimiser le taux d’occupation de votre lieu de diffusion, vous faites preuve de créativité et de souplesse envers vos partenaires en acceptant des modalités variées qui répondent à leurs attentes tout en atteignant vos objectifs. En l’occurrence, chaque activité a donc ses particularités tant au niveau des conditions, des besoins, de la stratégie de mise en marché, des opérations et des finances. Mais votre lieu est en demande et avec ce volume, il est difficile de vous souvenir de toutes ses spécificités pour chaque activité.

De plus, chacun de vos départements doit être informé de ces renseignements stratégiques pour assurer la diffusion de chaque activité en respectant les paramètres retenus entre vous et vos partenaires. Comment s’assurer d’avoir communiqué cette information pertinente à vos équipes de travail concernées? À qui avez-vous dit quoi? Vos employés ont-ils reçu l’information nécessaire pour mener à bien chaque projet? Ont-ils la bonne version des faits pour bien faire leur travail?

Toute l’information pertinente au même endroit

Ovation, c’est un aide-mémoire irréprochable. Vous y rassemblez toute l’information contractuelle et opérationnelle entre vous et la production à un seul endroit, et ce, à même votre solution de billetterie. Vous êtes assuré de ne plus rien oublier, puisque tout y est mis en lumière, notamment les obligations de chacun et les enjeux communs. Vous serez donc toujours à la hauteur de vos engagements.

Vous et tout le personnel concerné pourrez en tout temps consulter cette information stratégique aux moments opportuns, que ce soit avant, pendant et même après l’événement. Tout est là, au bout des doigts, pour suivre le statut du contrat, les conditions particulières, la rentabilité, le déroulement, le résultat final, etc. pour chaque activité. Vous serez soulagé de savoir que la bonne information est transmise aux bonnes personnes toujours aux bons moments.

Présentation du module

En plus de pouvoir acheminer les contrats et suivre leur statut, ce module permet de saisir les divers paramètres contractuels qui sont associés à chaque activité comme l’identification des parties prenantes (producteur, artiste), le cachet, le partage des revenus / dépenses, le plan de mise en marché, le seuil de rentabilité, les besoins en main-d’œuvre, le règlement final, etc.

Partagez tous les renseignements opérationnels à savoir l’heure et la durée de l’événement, de l’entracte, la vente ou non de matériel promotionnel, le devis technique, les tarifs et les promotions applicables, et toutes autres particularités assurant ainsi des opérations qui respectent vos ententes.

Toute l’information ici est accessible aux employés autorisés, selon le profil d’utilisateur accordé. Cela vous assure que chacun a les renseignements dont il a besoin pour bien diffuser vos événements en fonction des attentes mutuelles des parties prenantes.

Tous les éléments pertinents sont puisés de ce module pour faciliter et accélérer la création des événements en vue de la mise en vente comme : le nom de l’événement et son lieu de diffusion, le texte descriptif, les images / vidéos à publier, la grille tarifaire, etc. éliminant ainsi la redondance et les erreurs venant de la double saisie.

Notre solution tient compte de toutes transactions. Elle calcule les revenus provenant de la vente de billets et les dépenses effectuées pour chaque activité vous démontrant ainsi vos résultats en temps réel. Vous saurez alors, en tout temps, quels événements génèrent des profits et ceux qui méritent plus d’efforts de commercialisation. Cela vous permettra d’ajuster le tir, le cas échéant, avant qu’il ne soit trop tard.

Ovation, c’est aussi votre mémoire organisationnelle! Toute l’information y est sauvegardée vous donnant la possibilité d’y accéder dans le futur. Identifiez-y les formules gagnantes et les événements ayant connu du succès dans le but de répéter ces scénarios favorables. À l’inverse, apprenez à reconnaître les pièges à éviter pour privilégier davantage votre réussite.

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John Doe
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